Tips voor het nieuwe vrijwilligerswerk

Partijen die vrijwilligers werven en zenden, zoals bedrijven en de lokale diensten voor Sociale Zaken en Werkgelegenheid (SZW), eisen een steeds grotere rol op. Of dat de duurzame inzet van vrijwilligers ten goede komt, hangt in sterke mate af van de strategieën die de vrijwilligerscoördinator hanteert.

In de oude situatie ging het erom vrijwilligers voor ontvangende organisaties te boeien, te binden en te behouden. Het was aan de vrijwilligerscoördinator om de behoeften van de ontvangende organisatie en de wensen van de vrijwilliger te matchen.

Wat steeds vaker voorkomt is dat de coördinator niet alleen meer aan het stuur zit. Denk aan een bedrijf dat zijn werknemers voor teambuilding vrijwilligerswerk laat doen, of een gemeente die bijstandsgerechtigden verleidt tot het doen van vrijwilligerswerk. Zulke ‘zendende’ partijen laten zich steeds meer gelden.

Onzekerheid staat langdurige inzet in de weg

Meer invloed van de zendende partij in het vrijwilligerswerk zou leiden tot structurele inzet van het individu. Dat is althans de gedachte. Maar, een door een zendende partij gestuurde vrijwilliger doet vaak werk van incidentele en tijdelijke aard, bijvoorbeeld schilderen tijdens NLdoet. Mede vanwege de onzekerheid die daaruit voortvloeit, geven veel vrijwilligers er na verloop van tijd de brui aan en gaan ze op zoek naar ander vrijwilligerswerk. Hoezo structurele inzet?

Hoe kan dat veranderen? Oftewel, hoe kan de vrijwilligerscoördinator zowel de inzet van vrijwilligers en zendende partijen optimaliseren als de doelstellingen van de ontvangende organisaties (helpen) realiseren. Op basis van ons onderzoek hebben we een aantal strategieën ontwikkeld die de vrijwilligerscoördinator hierbij van dienst kunnen zijn.

Bepaal capaciteit vanuit vraag, niet vanuit aanbod

Het moet duidelijk zijn of een organisatie vrijwilligers kan opnemen en welke taken zij door hen wil laten verrichten. Pas dan kan de vrijwilligerscoördinator een gesprek aangaan met een zendende partij over wat er eventueel nog meer nodig om is om ervoor te zorgen dat de doelen van de zender aansluiten bij de capaciteiten van de ontvanger.

Inventariseer afgebakende klussen

De ontvangende partij dient van tevoren afgebakende klussen te inventariseren om inzicht te krijgen in de capaciteit van de ontvangende partij om vrijwilligers te accommoderen, en wat zij extra moet doen om aan de verwachtingen van de vrijwilligers te voldoen.

Omgekeerd dient de zendende partij ook duidelijk te zijn over haar doelstellingen en verwachtingen.

Investeer in contact, vanaf het begin

Vaak biedt een zendende partij lukraak vrijwilligers aan en de ontvangende partij moet vervolgens maar zien hoe zij het redt. Omgekeerd gebeurt hetzelfde: de ontvanger heeft een grote klus en de zender moet deze met behulp van vrijwilligers maar zien te klaren.

Om ervoor te zorgen dat wensen en verwachtingen goed op elkaar zijn afgestemd, is het raadzaam om een intake te houden waarbij het ook gaat over de doelgroep van de maatschappelijke organisatie en de winstverwachtingen van de zendende organisatie. Kan iedereen uit het bedrijfsleven zomaar helpen in een daklozencentrum? Is binnen een daklozencentrum teambuilding op zijn plaats?

Vermijd dominantie

Gelet op de mogelijke dominantie van de zendende partij, omwille van diens ‘goedheid’ of ‘kapitaal’, moet de ontvangende partij de selectie doen, eventueel op basis van profielen die tijdens de intake zijn afgesproken. Overigens geldt hier hetzelfde als bij meer traditionele vormen van inzet; ook de vrijwilliger moet er iets aan hebben!

Beheer de verwachtingen

Investeer in het managen van de verwachtingen, uiteindelijk moet de inzet alle partijen ten goede komen, dus focus op de taken.

Vrijwilligerswerk is niet gratis

Vrijwilligers zijn vrijwillig en vrijblijvend. Bij de vrijwilligheid zullen mensen die gestuurd worden om een bepaalde taak te verrichten zo hun kanttekeningen plaatsen, en terecht. Ook de vrijblijvendheid is relatief, voor een goede bedrijfsvoering is het gewenst en logisch dat mensen zich aan afspraken houden.

Het is echter vooral aan de ontvangende organisatie om de vrijwilliger op dusdanige wijze te motiveren dat hij zich aan de afspraken wíl houden, en om daarover te communiceren met de zendende partij. Dit ligt in het verlengde van het verwachtingsmanagement en levert tevens inzichten op over de kosten van de inzet van vrijwilligers. Voor dat laatste draagt de zendende partij ten slotte ook verantwoordelijkheid.

Win-win

Om realisme tussen ontvangende en zendende partij ten aanzien van verwachtingen en opbrengsten te waarborgen, is het verstandig om overeenkomsten af te sluiten en kaders af te spreken waarbinnen gewerkt wordt. Ook is het raadzaam om tijdens de vrijwillige inzet evaluatiemomenten in te lassen, zeker wanneer deze een regelmatig patroon vertoont zoals bij de tegenprestatie.

De ontvangende organisatie moet intern letten op ontwikkelingen waardoor de inzet vrijwilligers ten koste gaat van reguliere werknemers. Transparant communiceren over het maken van (kosten-) afwegingen daarover is noodzakelijk.

Ook de vrijwilligerscoördinator moet zijn verwachtingen helder voor ogen hebben. Het is niet zo dat eenmalige klussen door vrijwilligers per definitie leiden tot meer structurele inzet op de langere termijn. Wanneer dit idee zou leven – al dan niet op bestuurlijk niveau – kan hij hier van tevoren op ingrijpen.

De meerwaarde van verbinding

Soms komt een vrijwilliger in een organisatie niet tot zijn recht, maar is hij wel net dé persoon die een collega-organisatie naarstig zoekt. Door nauwe samenwerking kunnen zendende en ontvangende organisaties de vrijwillige energie bundelen en daar inzetten waar ze nodig en gewenst is. Voor de vrijwilligerscoördinatie ligt er de schone taak om alle ontvangende en zendende partijen aan elkaar te verbinden. De maatschappelijke meerwaarde van die verbinding is groot, iedereen vaart er wel bij, niet in het minst de vrijwilliger.

Lucas Meijs is hoogleraar strategische filantropie en vrijwilligerswerk aan de Erasmus Universiteit Rotterdam en Tim ’S Jongers is coördinator van Kenniscentrum PEP Den Haag (onder meer op het gebied van vrijwilligerswerk).

Foto: Donovan van der Roest (Flickr Creative Commons)

Dit artikel is 974 keer bekeken.

Reacties op dit artikel (1)

  1. Vrijwilligerswerk wordt steeds professioneler gemaakt en de eisen worden soms hoog gesteld. Er moeten een interne opleiding, trainingen of cursussen worden behaald. Wel heeft de vrijwilliger de keus het geboden werk te gaan doen. Toch vind ik dat er werkzaamheden zijn, door vrijwilligers gedaan, waarbij daardoor banen op de arbeidsmarkt wordeningenomen. Is dit wat er bedoeld wordt met vrijwilligerswerk? Zijn we niet aan het doordraaien ?
    Ik werk als vrijwillig ouderenadviseur cq. Clientondersteuner bij een ouderenorganisatie met liefde en plezier! Toch blijft bij mij een onderbuikgevoel aanwezig dat ik iemands baantje inpik. Bv. Dit werk hoort thuis bij gemeentelijke diensten vind ik. Deze functies zijn er in mijn gemeente maar mogelijk niet genoeg?
    Ik ben 8 jaar geleden begonnen met mijn werk en heb het professioneler zien worden met ook meer kwaliteitseisen en hoger opgekeiden

Reageer

Het e-mailadres wordt niet gepubliceerd. Vereiste velden zijn gemarkeerd met *